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Le norme della nuova generazione sui sistemi di gestione hanno introdotto il termine informazioni documentate.
Le norme del decennio precedente, come la ISO 9001: 2008, la norma ISO 27001: 2005, la ISO 14001: 2004, la BS 25999-2: 2007 e tutte le altre, contenevano requisiti per il controllo dei documenti e delle registrazioni dei sistemi di gestione.
Con l’introduzione del termine informazioni documenatte, in realtà, nulla è cambiato!
Questi due termini li troviamo puntualmente, secondo il caso, nei requisiti delle nuove norme sotto il termine informazioni documentate e questo ultimo termine è di più ampio respiro e abbraccia tutti i tipi di documenti dell’organizzazione.
Le nuove norme (come la ISO 22301) contengono ancora altri termini che sono anche loro informazioni documentate, come per esempio: procedura, procedura documentata, processo documentato e devo dire che la situazione non proprio chiara.
Allo scopo di far luce a questo piccolo punto oscuro, ho riportato in seguito le definizioni dei relativi termini che ho trovato nelle norme stesse:
- Informazione: Dati significativi (ISO 9000: 2005, par. 3.7.1).
- Documento: Informazioni con il loro mezzo di supporto (ISO 22301, par. 3.14).
- Informazione documentata: l’informazione che richiede di essere controllata e mantenuta/conservata dall’organizzazione e il supporto sul quale essa viene contenuta (ISO 22301, par. 3.15).
- Procedura: modo specifico per svolgere un’attività o un processo (ISO 22301, par. 3.39 e ISO 9000: 2005, par. 3.4.5). Le procedure possono essere documentate, oppure no.Quando una procedura è documentata, si adotta spesso l’espressione “procedura scritta” o “procedura documentata“.
- Processo: insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in ingresso in elementi in uscita (ISO 22301, par. 3.40).
- Procedura documentata: la procedura deve essere predisposta, documentata, attuata e tenuta aggiornata. Un unico documento può soddisfare la richiesta di una o più procedure. La richiesta di una procedura documentata può essere soddisfatta da più di un documento. Quando la Procedura documentata descrive un’attività semplice si adotta spesso l’espressione “istruzione documentata”
- Mezzo di supporto o supporto fisico o media: supporto cartaceo o supporto rimovibile elettronico, magnetico o ottico sul quale vengono memorizzati le informazioni (per esempio hard disk rimovibile, CD, cassetta, DVD, memoria USB, ecc.).
- Registrazione: Documento che riporta i risultati ottenuti o fornisce evidenza delle attività svolte. Le registrazioni possono essere utilizzate, per esempio, per documentare la rintracciabilità e per fornire evidenza delle verifiche, delle non conformità e delle azioni correttive. Le registrazioni, generalmente, non richiedono un controllo di revisione.
